1. Introduction

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour CARBOX CRYOGÉNIQUE INC. (ci-après « CARBOX », « nous », « nos » ou « notre »), qui est responsable de la mise en place de ce site web et de l’application de sa politique de confidentialité (ci-après la « Politique »). La présente Politique vise à vous informer des pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels ou confidentiels qui vous concernent ou qui concernent votre entreprise. Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

1.1. Renseignements personnels

Un renseignement personnel vise tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.

1.2. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après la « Loi ») vous confère des droits concernant l’utilisation et la gestion des renseignements personnels qui sont échangés dans le secteur privé. Notre Politique vise à vous éclairer quant à ces droits et à mettre en place des méthodes efficaces de protection des renseignements personnels, le tout en conformité avec la Loi.

Le ministre responsable de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels est responsable de l’application de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

2. Consentement

En fournissant des renseignements personnels à CARBOX ou à ses fournisseurs de services et mandataires vous consentez aux conditions énoncées dans la présente Politique de confidentialité ainsi qu’à la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction de ces renseignements conformément à la Politique et tel qu’autorisé ou requis par la Loi.

Si vous fournissez à CARBOX ou à ses fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un autre particulier, vous déclarez que vous avez le pouvoir nécessaire pour le faire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente Politique de confidentialité.

3. Collecte de renseignements personnels

CARBOX s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois, toute perte accidentelle, toute divulgation ou modification non autorisée, tout accès non autorisé ainsi que tout traitement illégal.

Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis à l’aide du formulaire de soumission disponible sur notre site web ainsi qu’à l’aide des échanges de courriels entre vous et CARBOX. Nous utilisons également des fichiers témoins (aussi appelés « cookies ») pour réunir des informations vous concernant. CARBOX conserve ces données à des fins d’interactivité et d’optimisation des échanges et services. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur notre site web. Le fichier témoin est un petit fichier électronique installé par votre navigateur sur votre appareil lorsque vous visitez un site web.

Les témoins permettent aux sites web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de notre site. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site web qui les transmet à votre ordinateur. Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

3.1. Données collectées

En accédant au présent site, un échange d’information s’effectue automatiquement entre votre ordinateur et le serveur de CARBOX. Aucune information permettant de connaître votre identité n’est directement associée à votre adresse IP. Une identification est toutefois possible avec l’intervention de votre fournisseur.

Lorsque vous effectuez une demande de soumission en ligne par l’entremise de la section « Demande de soumission » de notre site web, CARBOX collecte les renseignements personnels suivants :

• Le nom de l’entreprise;
• Le type d’entreprise;
• Le nom de la personne ressource;
• Le numéro de téléphone;
• L’adresse courriel;
• Le projet visé;
• Le type de gaz; et
• Toute autre information que vous choisirez de nous partager.

Vous pouvez également choisir de nous contacter directement par le biais des coordonnées indiquées dans la section « Contact » de notre site web. En ce cas, nous collecterons les données que vous choisirez de nous partager et qui sont nécessaires à la mise en place de nos services et du mandat que vous nous aurez confié, s’il y a lieu.

Vous pouvez de plus choisir de vous abonner à notre bulletin électronique par l’entremise de la section « Bulletin » de notre site web. En ce cas, nous collecterons votre nom complet et votre adresse courriel. Veuillez noter qu’il vous sera toujours possible de vous désabonner de notre bulletin électronique directement par l’entremise de votre boite courriel.

3.2. Finalité des données collectées

Les renseignements personnels qui nous sont transmis ne servent qu’à exécuter les mandats qui nous sont confiés, sous réserve des exceptions prévues par la Loi. Nous ne les conservons que le temps nécessaire et nous mettons tous les efforts pour les garder en sécurité. CARBOX utilise les renseignements ainsi collectés pour communiquer avec vous, cerner vos besoins spécifiques, mettre sur pied votre dossier et planifier les modalités du mandat que vous nous avez confié, s’il y a lieu.

3.3. Conservation et destruction des données collectées

3.3.1. Conservation

Les renseignements personnels collectés ne sont conservés que pour la période nécessaire à la complétion de nos mandats. Vos renseignements personnels sont conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par CARBOX, lesquels sont situés soit dans nos bureaux, soit dans un serveur de type infonuagique. Chaque employé de CARBOX veille de façon sécuritaire à la conservation de ses dossiers et de vos données.

3.3.2. Destruction

Lorsque les renseignements personnels collectés ne servent plus aux fins pour lesquels ils ont été récoltés, CARBOX s’engage à procéder à leur destruction ou à leur anonymisation, le cas échant.

3.4. Processus de plainte

Pour les fins de l’application de la présente Politique de confidentialité, toute plainte relative à la protection de vos données personnelles pourra être acheminée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après la « Personne Responsable »), dont les coordonnées sont énoncées à l’article 7 des présentes.

Notre processus de traitement des plaintes suit le cheminement général suivant :

• Réception de la plainte via courriel ou téléphone;
• Comptabilisation de la plainte dans le registre des incidents de confidentialité de CARBOX;
• Analyse de la plainte par la Personne Responsable;
• Mise en place de mesures raisonnables de solutionnement de la plainte; et
• Communication et discussion avec le plaintif concernant les mesures qui ont été mises en place. Enfin, il vous est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement, dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

4. Vos droits

Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification des renseignements personnels aux utilisateurs concernés et désireux de consulter, modifier ou radier ces renseignements, sous réserve des exceptions prévues par la Loi. Dans certaines circonstances, vous disposez donc des droits suivants :

• a) Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, vous pouvez ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements vous concernant;
• b) Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• c) Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
• d) Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
• e) Anonymisation : le fait que CARBOX puisse, au lieu de les détruire, anonymiser vos renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes;
• f) Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé; et
• g) Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

Afin d’exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la Personne Responsable de l’application de la Politique, dont les coordonnées sont décrites à l’article 7.

5. Sécurité

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les employés et partenaires de CARBOX sont tenus de respecter et de préserver la confidentialité de vos informations. Afin d’assurer la sécurité de vos renseignements, nous nous engageons à maintenir un haut degré de sécurité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transmissions et de vos transactions. Veuillez toutefois noter que CARBOX n’est et ne peut être tenue responsable de votre utilisation de notre site web ou des risques inhérents à l’utilisation d’Internet.

5.1. Liens externes

Le site web de CARBOX peut contenir des hyperliens vers d’autres sites. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web et les renseignements alors échangés ne sont plus assujettis à la présente Politique. CARBOX n’assume aucune responsabilité à cet égard. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de la politique de confidentialité qui s’applique aux sites web que vous visitez, le cas échéant. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.

5.2. Tierces parties

Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Toutefois, soyez assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement personnel à moins que nous ayons votre autorisation ou que nous y soyons contraints par la réglementation applicable. Dans le cadre de ses activités, CARBOX pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties ce qui inclut notamment :

• a) Des tiers sous-traitants en lien avec nos services;
• b) Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements; et
• c) Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services. En aucun temps, CARBOX ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement.

6. Modification

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment. En cas de modification à la Politique, CARBOX émettra un avis à cet effet sur son site web. En tant qu’utilisateur, vous êtes donc responsable de vérifier périodiquement notre Politique afin de vous tenir à jour des possibles modifications qui peuvent y être apportées.

7. Personne Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne suivante est désignée comme Personne Responsable de la protection des renseignements personnels récoltés en conformité avec la Loi et la présente Politique de confidentialité :

Pascal Bergeron, président et directeur général
T : (418) 564-4090
Courriel : pascal.bergeron@carbox.ca

9125 Avenue du Plateau De Charlesbourg
Québec (Québec)
G1G 4L7

Il est possible pour vous de communiquer en tout temps avec la Personne Responsable afin d’exercer vos droits relatifs à la Politique de confidentialité de CARBOX.

Il est entendu que la Personne Responsable peut déléguer cette fonction par écrit, en tout ou en partie, et ce, à toute personne.

*** Date d’entrée en vigueur : 22 septembre 2023